多背一公斤项目管理方法V0.9

亲爱的1kger们,

志愿者的管理一向是NGO/NPO工作的难点,而象多背一公斤这样跨地域的、基于互联网的公益活动的管理更是难上加难,主要表现在:

  1. 志愿者本身的松散性和非专业性使志愿者很难对工作进行长期和稳定的承诺,志愿者更倾向于短期的和简单工作的付出
  2. 公益组织本身很难为志愿者的工作提供足够的激励
  3. 跨地域的、基于互联网的志愿组织使沟通成本变得非常高昂

我们之前采取的管理方法基本是自上而下的,即由我确定组织的职能分组和目标,再组织团队,并层层分解执行。经过近半年的实践,发现这样的效果并不好,原因在于:志愿者看不到工作的意义,志愿工作成了一项由上面派下来的任务,因此就缺乏执行的主动性。

经过反思,我发现我们首先要改变对志愿工作的认识:志愿工作不是强制的,而是自愿的。不是基于命令和控制的,而是基于协作和信任的。所以,有以下两条原则:

1
、我们不能要求别人做事,我们只能支持别人的项目或者鼓励别人参与自己的项目
2、
每个志愿者都可以做自己喜欢做的事情,但事情能不能成功完全依赖于其他志愿者是否提供协助。

如果一个志愿者以前习惯要求和指派的,则现在要更多地运用鼓励和说服。如果以前习惯于被动分配任务的,则现在需要更主动地发现自己感兴趣的工作。为了使事情得以成功,您还必须:

  1. 定义清晰的目标,为参与者指明项目的意义
  2. 明确分工,让每个人都能尽快的参与
  3. 保持及时开放的沟通,让每个人都清楚了解项目的进展
  4. 提供必要的激励(这需要你争取更多的资源)

作为一个推论:如果一件事人人都觉得应该做而没有人愿意做,那这件事是不值得考虑的。例如:如果每个人都赞同网站

那么,如何保证一个志愿者想做的事情是符合多背一公斤的利益的呢?不必担心,

  1. 请相信群众的智慧,符合了大多数人利益的行动总能得到更多的支持(参考原则2)
  2. 在整体层面,我们会提供一些方向的指引,符合了这些方向的项目将得到更多组织资源的支持

所以,这是一个自上而下和自下而上结合的工作方法。用一个形象的描述,就是用VC(风险投资)的思维来管理我们的项目

由上而下部分:

  1. 制订发展规划,公布重点工作主题(类似于VC的投资方向)
  2. 选择和通过合适的项目(类似于VC的投资行为)
  3. 项目提供辅导和必要的资源(类似于VC对初创团队的协助)
  4. 项目结束后,对每个项目及团队进行评估

由下而上部分:

  1. 每个志愿者均可自由申请项目
  2. 优秀的项目可获得更多支持和奖励(如培训和旅游实践的奖励等)
  3. 优秀志愿者可获得参与组织决策的权利(恭喜你,成为合伙人了!)

项目管理流程

分"建议-申请-执行-总结"四个部分:

建议:

  • 任何人均可提出改善1KG的建议,并且不必为建议的执行负责(当然其他人也一样,呵呵)
  • 任何人均可支持/补充/询问其他人的建议

申请:
  • 1KG的志愿者可以就任何建议或者一个活动(如在城市举行图片展)提出申请
  • 1KG为该项目配备一名导师,共同参与项目的全过程
  • 申请者在导师辅导下完成双方确认的《项目申请书》,明确日期/里程碑/交付物/沟通制度/资源需求等
  • 申请者同时可以招募完成项目所需的人员
执行:
  • 根据《项目申请书》的承诺执行项目
  • 进行定期或不定期的项目沟通
  • 项目进度监控和调整
  • 导师对项目团队提供必要的建议和支持

总结:

  • 项目完成及验收
  • 项目总结及经验分享

我们的重点工作主题:

  1. 用户服务:服务流程完善、用户体验提升
  2. 渠道:各种渠道的开拓和维护,目前的重点是YHA
  3. 学校:学校信息的获得和完善、学校活动的管理
  4. 地方互助:地方团队建设、工作经验分享
  5. 新用户群开发:为新用户群开发合适的内容、流程和工具,目前重点是大学生和自驾车群体
  6. 创新:新项目开发
  7. 品牌及商业合作:为1KG获得外部资源
  8. 社会企业探索:社会企业模式及盈利的探索
  9. IT:为用户和团队提供IT技术工具
  10. 能力建设:提升团队工作能力,完善团队工作流程

(更多"多背一公斤"的介绍,请参看《我们的资产》一文)


项目申请书
:见附件

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